289期
沙龙主题
结构化思维与工作汇报
主讲嘉宾
王清莹:思维表达沙盘训练专家、结构化TTT课程倡导者、国家一级人力资源管理师,拥有广阔的战略视野和多维度的职业生涯经历,善于从企业的角度出发,分析企业真正的培训需求,提升企业绩效为培训目标。
沙龙时间
4月8日19:00-22:00
沙龙地点
广州市天河路533号新快报社6楼605(太平洋电脑城斜对面新快报社内)
■主持人语
有实力, 还需会包装
“这个方案我花了很多时间和精力,可是老板都没仔细听就给否掉了。”这种桥段或者抱怨,在日常工作中并不少见。如果不是方案的问题,那应该就是汇报技巧出问题了。
在现实工作中,不少人可能会想当然地认为,只要我工作做得扎实,创意好内容佳,同事和领导就自然会赏识。但请注意,不是所有人都有时间和精力去发现并揣摩你。千里马常有而伯乐不常有,好的想法还需要你自己去提亮包装,刻入老板的脑海,让他/她认同并且提供支持。
所以,如何清晰生动地表达,让对方容易接受而且愿意接受,不是只有演讲才需要,它其实渗透在日常生活工作中,甚至正左右着你的职业生涯。
(骆智冕)
在正式严谨的职场中,上下级之间,甚至是跨部门跨行业的工作汇报与方案陈述不少见。但很多时候,我们通宵达旦赶出的报告成果,却因汇报时个人表现不给力而惨遭否决。其实,“一言不合就否掉”,并不是你工作能力差或报告本身不过关,而是在表达的思维技巧上,你还有缺点。即是说,你尚未构建起结构化的思维方式。
也许你会问:结构化思维方式就这么有魅力?它能不能让领导舒服地get到我的重点,并且认可我?如何才能学会这一本领呢?那就且看本期管理沙龙,思维表达训练专家、国家一级人力资源管理师王清莹老师一一为你解答。
克服“遗忘”, 把知识转化为洞见
“You listen,you forget;you watch,you remember;you do,you understand。”王清莹首先借用富兰克林的名言,道出知识转化的本质——知识学习不能停留在“听”与“看”的表层,而要落实到实践与应用中,这样理论知识才能转化为智慧洞见。
根据美国缅因州的国家训练实验室提供的学习效果“金字塔分层”图显示,“听”只能保留20%的知识;“听与看”相结合可以保留50%,但学以致用并相互探讨,知识保留可高达90% 。
王清莹表示,要更好地把知识转化为洞见,就要克服“遗忘”这一学习障碍。根据艾宾浩斯遗忘曲线,知识学习之后的20分钟之内是遗忘速度最快的,所以尽可能地在初次学习之后进行及时的复习与回顾。而遗忘背后是我们的思维习惯,这也会影响到学习效率。
“知道各种道理,却仍过不好此生,其实就是知易行难。”王清莹指出,人的思维习惯其实和左右脑运用有关。如何知道我们是习惯左脑思考还是右脑思考呢?王清莹说,从一个生动有趣的游戏便可知——自然、随意地左右手合拢,如果是右手拇指在上,就是倾向于左脑思考,反之则是右脑。左脑又叫“科学脑”,善于分析判断推理,抽象性思维。右脑擅长于图形音乐韵律节奏、想象力,直觉灵感,感性,又叫“艺术脑”。知晓自己的用脑习惯,适当地进行练习与开发,就可以提升思维能力。
搭建结构,站在对方角度充分论证
在讲述思维模式基础上,王清莹为学员道出了构建结构化思维方式的“秘密”。
“结构化思维具有‘利他性’与‘讲理性’特征。”王清莹指出,无论是汇报工作还是晋职演说,信息的传递其实是一个从“编码到解码”的过程,讲述者与听者都有着力求“言简意赅、删繁就简”的诉求。因此,作为讲述者一方,要站在对方角度出发,在充分的观点论述与数据佐证基础上,把涉及到的要素说清楚,一次性完成“编码—解码”过程,既减少对方重复发问的机会,也提升自身的表达效果。
但如何才能做到言简意赅、充分表达呢?王清莹表示,那就要学会表达的三个要素了。
何为表达的三要素?即是“思想”“结构”与“修辞”。无论是东方文明中的孔孟老庄,还是西方文明起源的苏格拉底与柏拉图,这些先哲的智慧能够流芳百世,其实都是深谙“表达之道”的。
王清莹指出,富于思想性的表达必然是智慧的体现,但这要靠个人阅历与阅读积累。而表达的结构化,往往能够在工作汇报与信息传递中起到言简意赅、删繁就简的效果。同时,在平时记录当中,不需要记下每一句话,只需要记下关键点,然后形成思维导向的框架图即可。而修辞的润色方面,王清莹指出,这不仅是出于提升美感考虑,更重要的,是把程序性语言要转化为陈述性语言,更好地达到信息沟通与传播效果。
四个原则,结论先行但需避免空洞
结构化思维要遵循的4大原则,分别是“结论先行”“上下对应”“分类清楚”、“排列逻辑”。首先,“在职场严谨的工作场合,一件事情往往有着相当复杂的因果链条,要想在上下级沟通与汇报中起到相应的效果,首先要做到结论先行。”王清莹指出,一篇文章或报告一次应只有一个思想,并出现在文章开头。但是,结论先行并非泛泛而谈的空洞陈述,而是有思想有结论的明确结论。
在结论与分论点的论证过程中,要做到“上下对应”。即是说,上一层次的思想都必须是其下一层次思想的概括。“上下对应”是结构化思维的直观体现。与杂乱无章的观点堆积相比,表达者传递出的思维秩序感,更容易打动听众。
此外,结构化思维还要遵循“分类清楚”原则,即是每组中的思想必须属于同一个范畴。这其实是麦肯锡公司提出的“金字塔原理”所遵循的“mece”原则,同一层面的事情表述要做到穷尽所有,同时要学会独立,不遗漏不重叠。当然,各个分论点之间,也根据条理清晰的逻辑顺序进行组织排列。
■精彩互动
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学员:如何在大量信息当中有效地进行信息提炼、分类,进而梳理出框架结构?
王清莹:一般而言,在日常的排列顺序事物中,我们往往会记住第一个和最后一个。因此,我们的表述整体上,要遵循“凤头豹尾”结构。
但是,中间的逻辑脉络过程,我们还要进行一番整合。首先要进行文字简化,比如用“关键字”的方式记下要点,然后通过情境设计或口诀编码,把要点直接的逻辑串联起来,便于记住。在正式汇报或演讲之前,可以私下打个腹稿,或用表格图形等方式达到图文并茂效果。但最重要的,这些都需要进行长期的逻辑训练才能达到效果,而非朝夕可成。
2
学员:在思维训练方面,有没有相关的书籍推荐?
王清莹:比较经典的是《金字塔原理》,可与《金字塔原理实用训练手册》配套使用。
★知识要点
活用SCQA, 让汇报眼前一亮
所谓“SCQA”叙事结构,就是在日常的汇报工作中,遵循“背景-冲突-疑问-解答”的行文路径。这在产品创新、方案陈述,甚至是投资项目的路演,都可起到很好效果。“在方案陈述中加入背景情况,在引出现实冲突中引起疑问,在不得其解中再推出你的解决方案。”王清莹指出,情境冲突越强烈,就越有期待感。上司领导或投资者往往很忙,要在短时间内浏览多份雷同方案,与平铺式的直白陈述相比,“SCQA”的叙述结构能够让人眼前一亮,往往成为汇报者制胜的秘密武器。
